Συμφωνία Επεξεργασίας Δεδομένων AutoFile

1. Ρόλοι των μερών

Ο επαγγελματίας ή το τεχνικό γραφείο που χρησιμοποιεί το AutoFile θεωρείται, κατά κανόνα, υπεύθυνος επεξεργασίας για τα δεδομένα των πελατών του.

Το AutoFile λειτουργεί ως εκτελών την επεξεργασία, στον βαθμό που αποθηκεύει, οργανώνει ή επεξεργάζεται δεδομένα για λογαριασμό του επαγγελματία και σύμφωνα με τις οδηγίες του.

2. Αντικείμενο της επεξεργασίας

Το αντικείμενο της επεξεργασίας είναι η τεχνική υποστήριξη της δημιουργίας, οργάνωσης, αποστολής, αποθήκευσης, ελέγχου πληρότητας και διαγραφής φακέλων πελατών μέσα από την πλατφόρμα AutoFile.

3. Διάρκεια της επεξεργασίας

Η επεξεργασία διαρκεί όσο ο επαγγελματίας χρησιμοποιεί την πλατφόρμα, όσο οι φάκελοι παραμένουν ενεργοί ή όσο τα δεδομένα χρειάζονται για τον σκοπό για τον οποίο συλλέχθηκαν.

4. Φύση και σκοπός

Η επεξεργασία περιλαμβάνει συλλογή στοιχείων μέσω φόρμας, upload αρχείων, οργάνωση εγγράφων ανά φάκελο, εμφάνιση στο admin dashboard, δημιουργία ZIP export, δημιουργία DOCX αναφοράς, καταγραφή αποδοχών και διαγραφή φακέλων.

Σκοπός είναι η διευκόλυνση του επαγγελματία στη διαχείριση φακέλων πελατών.

5. Κατηγορίες δεδομένων

• στοιχεία ταυτότητας και επικοινωνίας
• ΑΦΜ και στοιχεία ακινήτου
• στοιχεία ιδιοκτησίας και παροχής
• περιεχόμενο εγγράφων και αρχείων
• δεδομένα αποδοχής όρων, IP και user agent

6. Υποχρεώσεις του AutoFile

Το AutoFile δεσμεύεται να επεξεργάζεται τα δεδομένα μόνο για τους σκοπούς της πλατφόρμας, να λαμβάνει εύλογα μέτρα ασφάλειας, να περιορίζει την πρόσβαση στα δεδομένα και να υποστηρίζει τη διαγραφή φακέλων και αρχείων.

7. Υποχρεώσεις του επαγγελματία

Ο επαγγελματίας δεσμεύεται να ζητά μόνο στοιχεία που είναι αναγκαία για τον φάκελο, να έχει νόμιμη βάση για την επεξεργασία, να ενημερώνει τους πελάτες του και να διαχειρίζεται με ασφάλεια τους κωδικούς πρόσβασης.

8. Τρίτοι πάροχοι

Για τη λειτουργία της πλατφόρμας μπορεί να χρησιμοποιούνται τρίτοι πάροχοι, όπως πάροχος hosting/server, email, αποθήκευσης ή αυτοματοποιημένης ανάλυσης/AI όπου αυτό χρησιμοποιείται.

9. Διαγραφή ή επιστροφή δεδομένων

Μετά τη λήξη της χρήσης της πλατφόρμας ή μετά από αίτημα διαγραφής, τα δεδομένα μπορούν να διαγραφούν ή να εξαχθούν, όπου είναι τεχνικά εφικτό.

Η διαγραφή φακέλου από το admin dashboard διαγράφει τα στοιχεία και τα σχετικά uploaded αρχεία του συγκεκριμένου φακέλου.

10. Αποδοχή

Με την αποδοχή της παρούσας συμφωνίας μέσα από το admin dashboard, ο επαγγελματίας δηλώνει ότι κατανοεί τον ρόλο του ως υπεύθυνος επεξεργασίας και αποδέχεται τη χρήση του AutoFile ως τεχνικού εργαλείου επεξεργασίας δεδομένων για τους φακέλους του.